基于园区网的国际合作项目译制文件目录 的动态管理系统浅谈

基于园区网的国际合作项目译制文件目录

的动态管理系统浅谈

孙静

[内容提要]本文论述了基于园区网的国际合作项目译制文件目录的动态管理系统建立的目的和意义，可行性和必要性，并分析了建立国际合作项目译制文件动态目录的动态管理系统应具备的功能和经济效益。

关键词：动态管理系统    网络化

计算机网络技术，是当代信息传输的基础，它的发展和网络化系统的开发，代表了计算机技术发展的新方向，促进了信息化的进程。计算机网络技术的应用, 也给文件的管理带来了种种便利条件，文件目录的汇总应该如何适应网络化的要求？如何建立国际合作项目译制文件目录的动态管理系统？下面就此谈几点看法。

1.   建立国际合作项目译制文件目录的动态管理系统的目的和意义

1.1 国际合作项目中存在大量的翻译复制文件，范围涉及工艺测试计量标准、基础标准、标准件以及其他顾客要求贯彻的质量、技术等控制性文件，这些文件均为各项目产品的制造依据。文件AS9100指出，“文件是信息及其承载的媒体”。“文件能沟通意图、统一行动，它是一项增值活动”。文件增值的前提在于其能得到有效的传递。因此文件能否及时、准确的传递直接影响到交付的产品能否满足顾客的要求，能否起到文件本身增值的作用。

1.2 翻译复制文件的传递主要有以下4个环节：调拨、译制、发布以及日常维护。目前集中的问题在于调拨、译制、日常维护上。调拨目前依据目录进行，但目录每半年换版一次，一些新增换版文件无法及时调拨；译制问题主要在于译制周期缺乏透明化的控制，经常有漏翻或未按要求周期译制的情况发生；日常维护中暴露的问题主要在于使用者不能及时了解文件目前的状态（失效、作废、替代等）。这些问题对文件的有效传递设置了很大的障碍，且这些问题在历次顾客审查以及三方认证中均有暴露。

1.3 与西飞合作的波音公司文件的管理已经实现了系统化、网络化。其内部文件资料的管理在文件电子化的基础上，实现了文件之间的相互链接、文件审批流程的电子化，文件（包括图纸）的生效等都有一套科学严格的触发机制，从文件的传递方面来说，波音的供应商遍布全球，各类标准仅在BPN网上的就有1.4万余份，内部批准生效后，均及时借助BPN网络传递到各个供应商。因公司目前文件管理仍以纸质文件为主，文件的电子化刚刚开始，与波音公司相比差距很大，就目前文件资料管理运行现状而言，远不能与之相适应。

1.4 基于现有公司园区网环境，通过改造软件，修订相关管理制度，借助信息化的有力手段，形成对译制文件目录的动态管理模式。概括来讲主要达到以下几个目的：

§   通过建立动态目录管理系统，确保文件调拨的及时性、有效性。

§   通过建立动态目录管理系统，对翻译复制周期进行可视化控制。

§   通过建立动态目录管理系统，让文件主管、使用者及时了解文件状态。

§   满足顾客审查以及三方认证对文件资料的管理要求。

动态目录管理系统的形成有助于缩小与国外先进资料管理的差距，并为公司自编文件的管理提供一套管理思路，另外对软件的改造丰富了现有数据库内涵，为以后文件管理相关数据纳入PDM奠定基础。

2.   建立国际合作项目译制文件目录的动态管理系统的可行性和必要性

2.1 国际合作项目译制文件目录的动态管理系统，是以西飞公司的现有园区网为依托，文件集中存放（服务器）管理，统一发布，采用WEB技术，各用户网点用IE浏览的方式阅读。采用IE工具，输入文件WEB的内部域名即可。动态目录管理系统的数据是从文件分发系统中转包中文库和转包原文库的镜像数据表生成。建立动态管理系统的关键问题有两个：

§   数据库的建立，即将字段由现在的4段扩展到10段或10段以上，增加原文版次、接收时间、A4数、项目代码、页次等；

§   要便于查询。按照10个字段中的任何一个或几个要素的组合，使用“与”、“或”等的方式，都能立即达到查询的目的。

这两个关键问题，通过对原有数据库的程序进行修改都是可以解决的。

2.2 建立国际合作项目译制文件目录的动态管理系统不仅是可行的，也是非常必要的。这是基于以下三点原因：

§   外商多次提出“希望尽快建立文件目录计算机网络管理”的意见，特别是在2003年的BVQI审核中，又再次强烈提出该意见；

§   当前文件目录不能实时体现传递信息，因为文件目录是纸质管理，每半年换版一次，在这半年时间内往往许多文件都已换版，造成文件目录版次滞后于文件本身的版次；对文件的译制周期不能进行可视化管理，使用者不能及时了解文件当前的技术状态；

§   现有园区网的字段少，既因信息不全而不能方便使用，又不能与外商的体系接轨，所以，对国际合作项目的文件目录来说是不能直接套用的，必须进行更改。

3.   国际合作项目译制文件目录的动态管理系统的应具备的功能

3.1 能清楚反映各项目文件以及文件状态；

3.2 调拨、传递、译制周期进行可视化管理；

3.3 在园区网上为各项目的翻译复制文件单独设立目录页面；

3.4 目录中文件应能够与园区网上的电子文档实现链接，应可清楚的反映路线；

3.5 目录应包括以下字段供目录输入者使用：

    序号、文件号、文件名称、所属项目、主管单位、原文版次、原文接收时间、原文页数、译制完成时间（按规定）、原文申请单位、原文提出时间、中文版次、文件状态（有效、失效、作废）、状态依据、实施日期（实际）、更改纪录、备注（参考或使用）。

在园区网上发布时的目录形式如下：

3.6 动态目录管理系统的数据来源

动态目录管理系统的数据从文件分发系统中转包中文库和转包原文库的镜像数据表生成。动态目录管理系统的数据库首次建立是由文件分发系统中转包中文库和转包原文库的镜像而产生的。文件分发系统中的数据发生更改时，动态目录管理系统的数据同时发生更改，动态目录管理系统的数据发生更改时，文件分发系统中的数据不发生更改。国合技术处通过客户端修改动态目录管理系统的数据，在动态目录管理系统的客户端可查看按发布目录形式产生的数据（数据表中的数据按目录要求组合），并上传到园区网上，供全公司使用。

3.7 能够实现按字段对目录中所有字段进行检索。

3.8 目录只反映当前项目使用和参考文件。作废、换版文件要求可在“更改纪录”中或通过查询反映。

4.   建立国际合作项目译制文件目录的动态管理系统的经济效益

4.1 提高资料的更改信息的传递速度，提高文件使用的密度和频度，更能有效地指导生产，降低零件的废品率，进而降低生产成本。

4.2 通过网上发布，除了存档外，避免了复印环节，不仅减少了办公用纸，而且减少了复印工人、分发工人的工作量等。

4.3 加快了文件的传递速度，缩短了生产周期。

4.4 与国际外商管理系统接轨，提高了西飞公司的国际竞争能力。

5.   结束语

综上所述，国际合作合作项目译制文件目录的动态管理系统的建立是一项十分必要的工作，是现代化管理的要求。尽管在实施的过程中要受到诸多因素的制约，随着公司园区网的运营，信息技术在西飞公司发挥的作用越来越大，国际合作项目译制文件目录的动态管理系统必将逐步完善，更好的为科研生产服务。

参考文献

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[3] 李云峰．公路工程项目施工文档管理方案研究[D]．大连理工大学，2003．

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